仕事をはかどらせる方法。
仕事の品質を高めながら、大量の仕事をするにはコツがある。
そのポイントはやるべき自分の仕事を計画どおりに進めることと、予想外のこと想定外のことへの柔軟な対応力にある。この両方が必要である。
まずは基本となるやるべき自分の仕事を計画どおりに進めることについて。
このコツは仕事の細分化とスケジューリングにある。
仕事の細分化とは仕事をいくつかの段階に分けること。コンサルテイング業務で多いのはレポートやテキスト作成のような業務。例えば、ある講演用のテキストを作成する場合を考えてみる。
まずはその作成にどれぐらいの時間がかかるのかの時間見積を行う。それからテキスト作成の業務を分けるのだが、この場合は構想、項目だし、テキストページラフ作成、PCでのテキストデータ作成くらいに分けられる。もっと大きく分けると「情報を集める仕事」、「考える仕事」、「手を動かす仕事」に分けられる。
この分け方はおよそどの仕事でも当てはまるのではないかと思う。
そして、大切なのはこの３つの仕事を分けて進めるということ。すべてを一度で片付けようとはしないこと。その方が仕事がかるく感じられて着手スピードが早くなる。
また、考える仕事は机の上でする必要がない。移動時間を利用してできる。
次に、分けた仕事をいつするのかといったスケジューリングを行う。私の場合は一日の仕事時間を2時間単位で分けるようにしている。また、スケジューリングは週間単位で行う。
一週間の仕事時間を2時間づつに分けていく。そして、その2時間の枠にどの仕事を入れるかを予定していく。
仕事のスケジューリングはこのようなスタイルでもう10年以上やっている。
但し、仕事は想定どおりのものだけとは限らない。想定していなかったことや想定以上に時間がかかることもある。不意なメンバーとのコミュニケーションも重要だ。自分が立てたスケジュールを進めることだけを考えていると、大切なものを見失ったり、逆に非効率なことになる場合もある。
なので、そういうことが起きたとしても挽回ができる余裕をスケジュールに設けるようにする。あるいは、仕事の時間見積りを余裕に見る。
さて、ここまで書いてきて思ったが、最も大事なのはこのようなやり方をしながら、できるだけ先の仕事をするようにし、締め切りに余裕を持たせることだと思えてきた。
自分の時間がどうなっているのか？
やるべき仕事は何なのか？
その仕事を細かく分けるとどうなるのか？
余裕をもったスケジューリングができているか？
こういったことが仕事をはかどらせることになる。
